|
HUBUNGAN ANTARA SISTEM INFORMASI DENGAN
ORGANISASI
 |
|
Kita dapat melihat secara lebih dekat hubungan antara sistem informasi
dengan organisasi. Namun sebelumnya kita perlu mengetahui tentang bagaimana
organisasi mempengaruhi teknologi dan sistem. Organisasi akan berpengaruh
terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh
manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka
juga menggunakan teknologi informasi. Manajer juga akan memutuskan siapa yang
akan membuat dan mengoperasikan sistem, dan pada akhirnya memberikan
pertimbangan rasional dalam pembuatan sistem. Pada bagian berikut ini akan
dijelaskan :
|
|
1. Keputusan-Keputusan Tentang Peran
Sistem Informasi
|
|
Organisasi mempunyai
dampak langsung terhadap teknologi informasi melalui keputusannya tentang
bagaimana teknologi akan digunakan dan peran apa yang akan dimainkan dalam
organisasi. Dukungan terhadap perubahan peran telah merubah secara teknikal
serta sistem konfigurasi organisasi yang secara nyata telah memberikan �computing power� dan data, sehingga
menjadi lebih dekat dengan pemakai akhir.
|
|
Mesin hitung elektronik
dengan fungsi-fungsi yang terbatas dalam tahun 1950-an telah memberikan cara
baru. Mainframe yang tersentralisasi dapat melayani kantor pusat dengan
kantor cabang di beberapa lokasi yang terpencil pada tahun 1960-an. Pada
tahun 1970-an komputer mikro yang ditempatkan di sebuah departemen atau divisi
dihubungkan dengan komputer pusat. Tahun 1980-an, komputer mikro desktop
pertama kali digunakan secara independen, kemudian dihubungkan dengan
minicomputer dan komputer yang berukuran besar.
|
|
Dalam tahun 1990-an,
rancangan jaringan organisasi secara penuh dikembangkan. Dalam rancangan baru
ini, central mainframe computer menyimpan dan mengkoordinasi
informasi dan mengalirkannya ke desktop-desktop dan bahkan ke ratusan
jaringan lokal yang lebih kecil. Sistem operasinya menyerupai sistem telepon.
Sistem informasi telah menjadi bagian integral, on-line,
dan interactive tools yang secara mendalam berfungsi dalam
operasi dari menit ke menit serta pengambilan keputusan organisasi. Dengan
demikian organisasi menjadi sangat tergantung pada sistem dan tidak akan
mampu bertahan ketika sistem ini runtuh.
|
|
2. Keputusan Tentang Siapa Yang
Menyediakan Pelayanan Teknologi lnformasi.
|
|
Cara kedua dimana
organisasi mempengaruhi teknologi informasi adalah melalui keputusan tentang
siapa yang akan mendesain, membangun, dan mengoperasikan teknologi di dalam
organisasi. Teknologi komputer mirip dengan teknologi yang lain, termasuk
didalamnya teknologi otomotif. Disamping mobil, masyarakat membutuhkan jalan
bebas hambatan, bengkel, pompa bensin, insinyur mesin, polisi, dan
produsen spare-part. Automobile adalah sebuah paket pelayanan,
organisasi dan manusia/orang. Demikian pula sistem informasi mensyaratkan
sub-unit organisasi khusus, spesialis informasi, serta kelompok pendukung
yang lain. Manajer membuat keputusan penting tentang paket komputer:
keputusan tentang apa yang dilakukan oleh teknologi informasi.
|
|
Paket-paket itu terdiri
dari tiga entitas. Pertama, fungsi atau unit organisasi formal
yang biasa disebut departemen sistem informasi. Kedua, ahli-ahli
atau spesialis sistem informasi seperti programer, sistem analis,project
leader, manajer sistem informasi. Demikian pula spesialis eksternal
seperti supplier hardware dan manufaktur, perusahaan software,
dan konsultan yang berpartisipasi pada operasi harian dan perencanaan sistem
informasi jangka panjang. Ketiga, paket sistem informasi adalah
teknologinya itu sendiri, baik software maupun hardware.
|
|
Saat ini kelompok
sistem informasi menjadi agen perubah yang sangat kuat dalam organisasi,
mendesak strategi baru dalam bisnis dan memaksa produk-produk dihasilkan
dengan berbasis informasi serta memerlukan koordinasi antara pengembangan
teknologi dan perencanaan perubahan organisasi. Ukuran dan departemen sistem
informasi sangat bervariasi dan sangat tergantung pada peran dan sistem
informasi dalam organisasi serta ukuran organisasi. Pada perusahaan dengan
ukuran menengah sampai besar kelompok sistem informasi terdiri dan 100 sampai
400 orang. Ukuran kelompok sistem informasi dan total pengeluaran untuk
komputer sistem informasi (khususnya organisasi yang menjual produk
informasi) dapat menghabiskan sampai 40 persen dari gross revenues.
|
|
Pada tahun-tahun
pertama penggunaan komputer, ketika peran sistem informasi dibatasi, kelompok
sistem informasi umumnya terdiri dari programer dan ahli teknik. Saat ini
kebanyakan kelompok sistem informasi dan analis sistem tumbuh atau bertambah
secara proporsional. Sistem analis biasanya merupakan pihak yang
menghubungkan antara kelompok sistem informasi dengan fihak lain dalam
organisasi. Hal lain yang menjadi tugas analis adalah menterjemahkan
masalah-masalah bisnis dan kebutuhannya ke dalam persyaratan sistem dan
informasi.
|
|
Manajer sistem
informasi adalah pimpinan tim programer dan analis, manajer proyek, manajer
fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, kepala kantor dan kelompok
automation, dan manajer operasi komputer dan staf data entry. End
user adalah representatif dan departemen diluar kelompok sistem
informasi dimana aplikasi di kembangkan. Pemakai (users) ini mempunyai peran
penting dalam desain dan pengembangan sistem informasi.
|
|
3. Keputusan Tentang Mengapa Membangun
Sistem Informasi
|
|
Untuk membangun sistem
informasi, manajer mempunyai beberapa alasan rasional baik menyangkut umum
ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih
menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan
pelayanan yang lebih baik, atau menyediakan tempat kerja yang lebih baik.
Dampak komputer terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana
manajer membuat keputusan.
|
|
Sekilas, jawaban dari
pertanyaan �Mengapa organisasi mengadopsi sistem informasi?� tampaknya sangat
sederhana. Namun secara jelas organisasi mengadopsi sistem informasi adalah
untuk menjadi lebih efisien, menghemat uang, dan mengurangi jumlah tenaga
kerja. Meskipun respon-respon yang demikian secara umum benar untuk masa-masa
yang lalu, namun alasan-alasan itu bukanlah alasan-alasan pokok untuk
mengadopsi sistem.
|
|
Sistem yang ada saat
sekarang dibangun dengan tujuan efisiensi untuk hal- hal yang menyangkut
pekerjaan pikiran. Namun alasan lain yang lebih mendasar dan mudah diterima,
sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat penting jika ingin tetap
bertahan dalam bisnis. Sistem informasi merupakan sesuatu yang sangat vital
sebagaimana peningkatan modal seperti bangunan-bangunan modern atau corporate
headquarter. Peningkatan dalam pengambilan keputusan (kecepatan, akurasi,
keterpaduan), pelayanan yang lebih baik kepada customer dan harapan klien,
koordinasi kelompok-kelompok yang terpencar, serta menguji kekuatan kontrol
terhadap personal maupun pengeluaran menjadi alasan penting untuk membangun
sistem (Huff dan Munro, Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002).
|
|
Alasan terkini,
organisasi mengadopsi sistem karena ingin mendapatkan competitive
benefit (manfaat kompetitif). Dengan demikian, pertanyaan yang
tampaknya jawabnya sangat mudah �Mengapa or,ganisasi mengadopsi sistem?� adalah sangat
kompleks. Beberapa organisasi sekedar ingin menjadi lebih inovatif untuk
mendapatkan benefit ekonomi secara langsung. Untuk beberapa kasus, sistem
informasi dibangun karena ambisi dari beberapa kelompok dalam organisasi dan
antisipasi dampak dan konflik yang tengah berlangsung dalam organisasi.
|
|
Gambar 1. menggambarkan
model dan proses pengembangan sistem yang memasukan beberapa faktor lebih
dari sekedar pertimbangan ekonomi. Model ini menjelaskan tentang mengapa
organisasi mengadopsi sistem dalam dua kelompok faktor-faktor lingkungan
eksternal dan faktor-faktor internal organisasi.
|
|
Faktor-faktor lingkungan eksternal adalah faktor eksternal organisasi
yang mempengaruhi adopsi dan desain sistem, Beberapa faktor lingkungan
eksternal adalah peningkatan biaya tenaga kerja atau sumber daya yang lain,
persaingan dan perusahaan lain, dan perubahan regulasi pemerintah (Undang-undang).
Secara umum faktor-faktor lingkungan eksternal ini dapat dianggap sebagai
batasan-batasan lingkungan. Namun pada saat yang sama, lingkungan juga
menyediakan beberapa kesempatan kepada organisasi, seperti teknologi baru,
sumber modal baru, pengembangan proses produksi baru, memaksa kompetitor
untuk keluar, program-program baru pemerintah yang dapat meningkatkan
permintaan produk-produk tertentu.
|
|
Gambar 1: Model pengembangan sistem dengan mempertimbangkan faktor-faktor
lain
|
|
(Sumber: Laudon, K.C. & Jane P. Laudon, dalam Husein dan Wibowo,
2002)
|
|
Faktor institusional adalah faktor internal organisasi yang mempengaruhi
proses adopsi dan desain sistem informasi. Faktor ini mencakup tata nilai
(value), norma, dan hal-hal penting yang dapat membentuk strategi penting
dalam organisasi. Sebagai contoh adalah manajemen puncak dapat memutuskan
bahwa perusahaan perlu menerapkan sistem kontrol yang lebih ketat terhadap
proses persediaan, dan oleh sebab itu memutuskan untuk membangun sistem
informasi persediaan (inventory information systems). Sistem itu kemudian
diadopsi, dikembangkan, dan dioperasikan hanya untuk keperluan internal dan
alasan-alasan kelembagaan.
|
|
Sumber:
|
|
Husein, M.F. dan Wibowo, A. 2002. Sistem Informasi Manajemen
(Edisi Revisi). Jogjakarta: Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN
|
EmoticonEmoticon