Sistem Informasi Manajemen

UNIVERSITAS INDONESIA

Public Management Information Systems: Theory and Prescription

Oleh:

Lia Septiana (0806347132)

Riani Dwi Astuti (0806347170)

Ilmu Administrasi Negara

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Indonesia

November, 2010

Public Management Information Systems: Theory and Prescription

Salah satu refleksi dari peningkatan minat yang luar biasa terhadap Sistem Informasi Manajemen/ Management Information System (MIS) adalah pertumbuhan penelitian dan teori yang cepat atas bidang kajian ini. Namun, tersedianya pengetahuan MIS ini tidak serta-merta memberikan manfaat yang sama kepada setiap manajer yang ada. Para manajer yang berada di sektor publik harus lebih berhati-hati dalam menarik pelajaran yang tertuang dalam literatur MIS. Hal ini dikarenakan sebagian besar pengetahuan yang terkandung dalam MIS, dikembangkan dari situs data sektor swasta dan diperuntukkan bagi aplikasi di sektor swasta.

Resep-resep pengelolaan yang dikembangkan untuk sektor swasta mungkin berlaku untuk konteks sektor publik. Masalahnya ialah bagaimana menentukan resep-resep atau petunjuk mana yang sesuai dengan sektor publik, dan mana yang tidak. Jika kita melihat secara mendasar, SIM Publik/PMIS memiliki perbedaan terhadap SIM konvensional (SIM pada perusahaan privat), yaitu SIM Publik/PMIS lebih menekankan kepada faktor eksternal atau lingkungan dibandingkan dengan hal yang bersifat internal keorganisasian. Tujuan dari SIM Publik/PMIS mungkin ingin mengamati bagaimana lingkungan terdekat dan jauh organisasi memengaruhi perbedaan tingkah laku para manajer dalam mengambil keputusan.

Sementara itu, berbeda halnya dengan teori dan penelitian MIS yang berkembang dengan pesatnya, pada Sistem Informasi Manajemen Publik/ Public Management Information System (PMIS) sangat jarang dilakukan penelitian, bahkan hampir tidak ada teori yang dipublikasikan untuk memahami manajemen di sektor publik tersebut.

Kerangka Teori  MIS

Selama dekade terakhir, beberapa penelitian telah meninjau literature MIS. Model yang dikembangkan oleh Ives, Hamilton, dan Davis menyediakan pendekatan terintergrasi untuk mengkonsepkan dan mengkategorikan MIS, seperti terlihat di bawah ini :

Gambar 1. Konseptualisasi dan Kategorisasi Penelitian SIM

 Environmental Characteristics                    Rocess Variables

(Constraints and Resources)                     (Performance Measure)

 

             

 

 

    Information System Characteristics

Gambar di atas mengidentifikasi tiga kelas variabel, yaitu variabel lingkungan yang menentukan sumber daya dan kendala di MIS, variabel sistem informasi yang menjadi ciri MIS, serta variabel proses yang mengukur kinerja MIS dalam organisasi. Model tersebut tidak merepresentasikan literature MIS dalam satu pengertian, melainkan turut memperhatikan faktor lingkungan. Tidak seperti MIS yang cenderung terfokus pada faktor intra-organisasi dan perilaku individu. Salah satu fokus utama dalam penelitian MIS ialah menghubungkan pengaruh karakteristik organisasi terhadap kinerja MIS. Untuk menunjukkan adanya penekanan intraorganizational, Ives, Hamilton, dan Davies memeriksa 331 disertasi MIS dan menemukan bahwa hanya 13 disertasi, kurang dari 4% yang memerhatikan lingkungan eksternal.

Salah satu perbincangan komprehensif mengenai faktor lingkungan, Mansour dan Watson mengkonseptualisasikan lingkungan eksternal sebagai skala multidimensi yang mencerminkan tingkat persaingan, berbagai barang dan jasa, frekuensi usaha baru, jumlah permintaan pelanggan dan jumlah regulasi eksternal. Skala ini terbukti sebagai predictor kuat kinerja MIS. Variabel yang signifikan lainnya juga berpengaruh terhadap kinerja MIS. Model yang sama diterapkan pada 39 organisasi publik, namun tidak berhasil. Mansour dan Watson menyimpulkan bahwa organisasi publik berada dalam lingkungan yang jauh berbeda dari yang dihadapi oleh organisasi bisnis.

Selain mengabaikan variabel lingkungan, masalah kedua pada model penelitian MIS adalah kegagalannya dalam menghubungkan berbagai tingkat analisis dalam organisasi. Berdasarkan fokus tersebut, terlihat bahwa sebagian besar penelitian yang ada sangat bergantung pada kuesioner dan wawancara terstruktur dari beberapa aktor dalam organisasi masing-masing. Data yang didapat kemudian dikumpulkan untuk  menggolongkan MIS dan organisasi. Pada level analisis individu, penelitian MIS mengikuti dua pola. Pola utama memfokuskan pada pengaruh MIS terhadap proses pembuatan keputusan dan sangat bergantung pada kelompok kecil. Konteks keputusan cenderung mencerminkan organisasi bisnis, seperti halnya perusahaan manufaktur. Variabel proses kognitif sering dipertimbangkan bersama dengan variabel MIS untuk menjelaskan hasil keputusan. Huberlo berpendapat bahwa proses kognitif
penelitian mengalami terlalu banyak skema pengukuran yang berbeda
dan masalah validitas menjadi fokus berguna untuk teori MIS.

Aliran penelitian lain pada level individu sangat bergantung pada data survey, meskipun percobaan juga dilakukan. Prinsip utamanya adalah pelibatan user dalam perancangan dan pengoperasian MIS untuk meningkatkan kinerja MIS. Sebuah survei terbaru yang dilakukan oleh Ives dan Olson menemukan banyak hal tentang korelasi user dengan kinerja MIS. Dari 22 studi yang ditinjau, 8 diantaranya memiliki hubungan yang positif antara keterlibatan pengguna dengan berbagai pengukuran kinerja MIS, 7 memiliki hasil yang beragam, dan 7 lainnya ditemukan hasilnya negatif atau tidak signifikan. Terkait hasil tersebut, Ives dan Olson berpendapat bahwa beberapa studi yang yang ada menciptakan kekakuan yang cukup dalam pengukuran atau perancangan untuk menjamin hasil yang terpercaya. Sekali lagi, pada level ini, terbukti bahwa hanya terdapat sedikit perhatian terhadap lingkungan eksternal penelitian MIS.

Kerangka untuk Penelitian Public Management Information System

Kerangka konseptual dalam MIS tidak memperhatikan faktor eksternal yang turut mempengaruhi suatu organisasi. Selain itu, kerangka konseptual tersebut tidak dirancang untuk memfasilitasi penelitian tentang implikasi MIS pada sektor publik. Kemudian, muncul kerangka konseptual baru yang menjelaskan penerapan MIS pada organisasi publik. Gambar di bawah ini menyajikan kerangka MIS yang telah direvisi, dengan penekanan yang lebih besar untuk konteks sosial dan lingkungan.

Gambar 2. Kerangka Konseptual Penelitian PMIS

Level of analysis    Independent Variabels     Dependent Variabels

  

External Environment	Societal Context
Organizational Context MIS Variables i)Technology ii)Management iii)Structure	MIS structural Context
Individual Attributes	Decision Making context

Society                           Meta

 

Organization         Macro

	MIS Performancei

 

Individual    Micro

Sumber: Public Administration Review, Vol. 46, Public Management Information Systems(Nov., 1986), pp. 475-487 oleh Barry Bozeman; Stuart Bretschneider.

Organizational Context

Terdiri atas seperangkat variabel yang biasanya diidentifikasi dengan konteks ini, seperti ukuran, struktur jangka waktu, sumber daya organisasi, dan kematangan organisasi. Individual context mencerminkan karakteristik individu dalam suatu organisasi, seperti gaya kognitif, tingkat kepuasan terhadap MIS, dan berbagai atribut demografis dan personal. Studi pada berbagai tingkat analisis secara alami akan menghasilkan pengukuran efektivitas yang berbeda. Ilustrasi pengukuran untuk konteks organisasi mencakup penggunaan MIS,  keragaman dalam aplikasi, dan tingkat penggunaan MIS dalam organisasi. Pada konteks individu, variabel efektivitas terdiri atas biaya, ketepatan waktu, dan profitabilitas.

Kerangka PMIS berbeda dengan MIS kerangka konvensional karena menekankan faktor lingkungan dibandingkan karakteristik internal organisasi. Kerangka PMI berusaha untuk keluar dari pengamatan ini, membedakan antara lingkungan "proksimat" dan "distal" dan menyarankan mekanisme yang memperhatikan perbedaan lingkungan yang mempengaruhi perilaku manajerial. Hal ini, tentu aja, tidak mengherankan bahwa organisasi, baik organisasi publik maupun swasta, dipengaruhi oleh faktor lingkungan eksternal mereka. Hal ini dilakukan dengan menerapkan teori manajemen publik-swasta secara berbeda pada kasus manajemen informasi tertentu.

Empat Model dalam Sektor Publik (Publicness)

Empat model publicness disajikan untuk mengembangkan preskriptif teori PMIS. Terlepas dari kenyataan bahwa banyak sekali proposisi tentang perbedaan antara organisasi publik dan swasta telah ditawarkan, namun tetap mungkin untuk menangkap sebagian besar proposisi di hanya empat "model publicness", yaitu (1) Economic Authority; (2) Political Authority; (3) Personnel and Personnel Systems; dan (4) Work Context. Dua model pertama dapat dilihat sebagai aspek lingkungan “distal” suatu organisasi yang meliputi faktor-faktor yang luas dan penyebab utama. Yang kedua merupakan dua model "proksimat" dalam arti bahwa faktor-faktor yang kurang unsur, lebih khusus untuk jenis organisasi tertentu, dan sangat dipengaruhi oleh faktor dalam lingkungan distal. Sebagian besar komponen dalam model proksimat adalah penyebab sekunder.

1.      Economic Authority Model (Model Kewenangan Ekonomi)

Menurut model kewenangan ekonomi, perbedaan organisasi publik dan swasta ialah pada karakter ekonomi dari masing-masing sektor dan barang dan jasa yang mereka berikan. Argumen utama pendekatan kegagalan pasar adalah bahwa pasar merupakan perangkat yang paling efisien untuk mengalokasi barang dan jasa dan pemerintah yang seharusnya hanya campur tangan pada kasus kegagalan pasar. Kegagalan pasar merupakan kegagalan pasar dalam menyediakan barang dan jasa publik yang dibutuhkan oleh masyarakat luas. Hal ini dapat terjadi ketika informasi yang tersedia bagi para pelaku ekonomi tidak mencukupi atau terdistorsi. Permintaan terhadap informasi barang dan jasa mungkin muncul, tetapi karena adanya kesulitan dalam mengelompokkan dengan pengecualian, maka tidak ada pasar yang efektif yang hadir untuk pembelian informasi secara efisien.

Terkadang gangguan dalam persaingan dapat memicu kegagalan pasar, terutama dalam pasar monopoli. Pada beberapa instansi, pasar dapat memfasilitasi pertukaran, tetapi biaya transaksi biasanya akan mahal. Kegagalan pasar dihubungkan dengan barang publik dan eksternalitas yang dihasilkan berkat adanya karakter publik pada suatu barang dan jasa. Menurut Herber, karakteristik utama dari barang publik adalah dapat dikonsumsi secara bersama sehingga tidak bisa dihitung secara pasti harga dari manfaat yang diperoleh. Pasar, tidak efisien dalam mengalokasikan barang dan jasa publik karena adanya eksternalitas yang terkandung dalam barang publik yang tidak dapat ditanggung oleh pasar.

Selain itu, para ekonom juga telah mengembangkan argumen yang berkaitan dengan hak milik dan kepemilikan. Berdasarkan teori hak milik (property rights theorists), perbedaan paling penting antara organisasi swasta publik terletak pada ketidakmampuan untuk pengalihan kepemilikan dalam organisasi publik dari satu orang ke orang lain. Tidak adanya saham perorangan pada saham negara, individu tidak dapat mengubah portofolio investasi dalam program-program pemerintah dan tidak dapat bertukar hak milik. Kemampuan bertukar kepemilikan berkaitan dengan efisiensi ekonomi. Para ekonom memandang kepemilikan sebagai input produktif yang berfungsi untuk menanggung risiko dan mengatur kegiatan manajerial. Dalam organisasi publik, risiko modal disebarkan ke derajat tertentu sehingga hampir tidak ada. Selanjutnya, kurangnya distribusi kemampuan manajerial antara organisasi publik di mana tidak adanya hubungan kuat antara input kerja dan reward and punishment diduga menyebabkan produktivitas menjadi lebih rendah. Selain itu, inefisiensi juga berkaitan dengan  peraturan birokrasi dan mekanisme pengawasan yang tidak memadai, tetapi membutuhkan banyak biaya. Di perusahaan swasta, pengusaha dan manajer melakukan wealthsharing sebagai kombinasi input ekonomi untuk memaksimalkan produktivitas.

2.      The Political Authority Model (Model Kewenangan Politik)

Pada perusahaan, otoritas terletak pada insentif ekonomi, sementara pada organisasi publik otoritas terletak pada kekuasaan politik. Otoritas politik tercermin dalam nilai-nilai fundamental dan komitmen psikologis dari individu untuk legitimasi pemerintah yang secara formal diwujudkan dalam suatu struktur hukum dan konstitusional. Prinsip konstitusional mengenai pemisahan kekuasaan antara ketiga cabang pemerintahan sangat signifikan di Amerika Serikat. Di negara tersebut, organisasi publik yang diarahkan oleh atasan eksekutif, tergantung pada anggota DPRD untuk sumber daya mereka, dan tunduk pada aturan, interpretasi, dan perintah dari cabang yudisial. Ketika seseorang juga mempertimbangkan kontrol eksternal dalam pengadaan dan pengelolaan fasilitas, prosedur personalia, serta reorganisasi fragmentasi otoritas yang dikenakan oleh struktur federalisme, menjadi jelas bahwa politik kewenangan organisasi publik dilaksanakan dalam kerangka struktural yang jauh berbeda dari otoritas ekonomi dari sebuah perusahaan swasta.

 Sama pentingnya dengan fragmentasi otoritas politik yang saling ketergantungan. Perusahaan swasta, akhirnya, didorong oleh tujuan-tujuan internal yang berhubungan dengan keuntungan dan pertumbuhan stabil. Tujuan dari organisasi publik, setidaknya sampai batas tertentu, mengatur secara eksternal dan menghindari self-interest dalam organisasi.  Kompetisi di antara perusahaan-perusahaan swasta merupakan kebajikan sosial, sedangkan persaingan antar lembaga publik tidak demikian. Ketika lembaga publik bekerja di crosspurposes, maka akan dipandang tidak efektif. 

Dilihat dari segi struktur hukum dan konstitusional yang memisahkan publik dari organisasi swasta ialah organisasi publik diberi mandat melalui proses pemilihan. Tidak ada kewenangan sektor private untuk mengontrol politik dari organisasi publik. Akhirnya perbedaan yang paling tajam antara sektor publik dan swasta ialah fokus pada hak-hak individu. Bill of Rights adalah penjamin hukum yang paling jelas dari hak-hak individu, namun undang-undang dan prosedur individual personil juga menekankan hak-hak individu. Hak-hak ini diwujudkan dalam jaminan melalui proses dan prosedur yang dibentuk oleh sistem pelayanan federal sipil. Perilaku dalam organisasi publik dan swasta berbeda dalam banyak kasus karena warga negara berkomitmen untuk legitimasi pemerintah memiliki harapan yang berbeda untuk organisasi publik daripada organisasi-organisasi swasta. organisasi publik dan pegawai pemerintah diharapkan bekerja untuk kepentingan umum.

    

3.      Work Context Model (Model Konteks Kerja)

            Work Context Model kurang berfokus pada faktor-faktor penentu struktural broadscale perbedaan publik-swasta (lingkungan distal) dibandingkan perhatiannya pada lingkungan terdekat (lingkungan proximate). Dua model sebelumnya berlabuh dalam penelitian empiris maupun teoritis tradisi lama, work context model ini terutama berasal dari pengamatan yang dilaporkan para pejabat tingkat tinggi di sektor publik dan bisnis, terutama "kalangan spanners” yang telah memiliki pengalaman di kedua organisasi publik dan swasta. 

            Work context model  berpusat pada perbedaan posisi manajerial tingkat tinggi. Salah satu ciri khas umum mencatat konteks kerja eksekutif sektor publik berkaitan dengan kerangka waktu dan kecepatan kerja. Eksekutif bisnis juga bekerja dengan kecepatan yang panik, tetapi "akselerator kecepatan" lebih sering dialami oleh para manajer publik. Pertama, manajer umum lebih sering tunduk pada pengawasan oleh media massa dan dari beragam kelompok kepentingan yang memiliki saham dalam hasil keputusan kebijakan. Ketika tindakan yang diawasi oleh berbagai pihak, akan lebih sedikit kesempatan untuk melakukan refleksi, mengukur tindakan atau malakukan penyesuaian kembali dari suatu kebijakan. Mungkin perbedaan yang paling penting dalam kerangka waktu manajer sektor publik dan swasta terkait dengan siklus politik pemerintahan. Pada siklus politik pemerintahan proses alokasi umum beroperasi secara tahunan, kongres dibentuk setiap dua tahun, dan presiden dapat berubah setiap empat tahun. Ada tekanan konstan untuk mencapai hasil-hasil cepat yang dapat membantu agent menerima bagian yang lebih besar di pemilihan berikutnya.

            Atribut lain dari konteks pekerjaan sektor publik adalah bahwa krisis didorong. Terkadang persepsi mengenai krisis adalah sama pentingnya dengan realitas. Memang, pembuat kebijakan sering kali terfokus pada krisis atau bahkan membuat krisis tersebut sehingga menyebabkan pekerjaan mereka tampak lebih mendesak. Krisis nyata maupun krisis buatan ditujukan sebagai katalis pada kebijakan yang kurang terkoordinasi agar masuk ke dalam agenda kebijakan publik. Pada akhirnya, bekerja di sektor publik akan cenderung lebih tunduk pada tekanan publik dan dipengaruhi lebih beragam mekanisme akuntabilitas. Perhatian media massa merupakan faktor signifikan dalam pengawasan publik, tetapi faktor lain seperti hukum "sunshine", persyaratan pengungkapan publik, dan built-in check and balances merupakan hal yang cukup penting.

4.      Personnel and Personnel Systems Model (Model Kepribadian Pegawai dan Sistem Kepegawaian)

           Organisasi publik berbeda dari dengan organisasi swasta juga dalam hal pegawai. Pegawai publik secara keseluruhan memiliki perbedaan sikap tentang pekerjaan mereka serta perbedaan struktur insentif. Perbedaan tersebut dapat dihasilkan dari proses seleksi, sosialisasi, maupun sistem kepegawaian (personnel systems). Sikap yang paling menarik bagi para peneliti untuk membandingkan karyawan publik dan swasta ialah sikap yang terkait dengan kepuasan kerja, komitmen organisasi dan motivasi. Studi terhadap manajer bisnis dengan manajer publik menunjukkan bahwa manajer bisnis memiliki laporan sikap yang lebih positif tentang organisasi mereka dan mengidentifikasi lebih kuat. Dalam studi komparasi sikap kerja lainnya antara manajer publik dan swasta, Rainey menemukan bahwa manajer publik dianggap memiliki hubungan yang lemah antara kinerja dengan insentif yang didapat, seperti uang, promosi, dan jaminan keamanan kerja. Para manajer publik juga memiliki skor yang lebih rendah dalam hal kepuasan dengan rekan kerja dan dengan promosi serta merasa bahwa prosedur kepegawaian yang ada kurang fleksibel. Dalam studi selanjutnya, Rainey menyimpulkan bahwa harapan reward yang lebih rendah terhadap kinerja yang baik dalam ukuran besar bagi tingkat kepuasan kerja yang lebih rendah dan identifikasi organisasi yang dilaporkan oleh manajer publik.                               Satu penjelasan yang masuk akal mengenai ketidakpuasan (relative dissatisfaction) manajer publik ialah sistem kepegawaian publik yang menjadi sumber frustrasi para pegawai. Seperti halnya pada pemerintahan federal Amerika Serikat, bahwa alasan utama melakukan reformasi Undang-Undang Tahun 1978 tentang Pegawai Negeri adalah untuk mengurangi kemungkinan pemerintah federal akan mengabaikan kinerja karyawan dan penghargaan atas kinerja mereka. Namun inisiatif untuk membuat kebijakan mengenai pegawai negeri serupa dengan yang ditemukan dalam dunia bisnis, ternyata tidak terlalu berhasil. Hal ini secara tidak langsung bukti adanya perbedaan yang melekat dalam manajemen publik dan swasta. Bukti perbedaan publik dengan swasta yang lebih langsung ditunjukkan melalui survei terbaru atas 14.000 pegawai federal. Sebagian besar dari mereka setuju bahwa “supervisor di sini merasa bahwa kemampuan mereka untuk mengelola dibatasi oleh berbagai peraturan yang terkadang tidak perlu”. Buchanan berpendapat bahwa formalisme berlebihan pada  instansi pemerintah terutama disebabkan mengurangi otoritas. Penafsiran didukung dengan penemuan Rainey bahwa skor manajer publik lebih tinggi dalam hal formalisasi skala besar dibandingkan sektor swasta. Pendapat lain menyatakan bahwa formalisme pada birokrasi publik dihasilkan dari ambiguitas tujuan dan tidak adanya pengukuran produktivitas dan efektivitas
yang valid. Sistem kepegawaian pemerintah tidak seperti sistem kepegawaian pada sektor swasta sehingga menciptakan beberapa perbedaan dalam perilaku organisasi orang-orang di dalamnya. Tetapi mungkin "bahan baku" yang agak berbeda pada sektor publik menjadi salah satu penyebab adanya perbedaan antara kedua organisasi tersebut. Suatu studi mengenai sikap dan nilai para lulusan (graduate student) menemukan adanya perbedaan yang signifikan antara mereka yang berniat untuk memasuki karir bisnis dengan mereka yang berencana bekerja di pemerintahan. Para pelajar yang berorientasi pada sektor publik dinilai memiliki dominasi, status-seeking, dan fleksibilitas yang lebih tinggi, lebih tertarik menjadi agen perubahan, menunjukkan keahlian yang lebih dalam changerelated activities, dan kurang berorientasi pada kekayaan maupun
keuntungan pribadi. Dengan demikian, teori dan hasil penelitian dari berbagai studi yang menggunakan berbagai metode menemukan adanya perbedaan karakteristik antara organisasi publik dan swasta.

SIM Publik

Model terpadu dari lingkungan organisasi publik menyediakan struktur pendukung untuk teori PMIS ( Sistem Informasi Manajemen Publik) dan rekomendasinya. Model ini digunakan untuk melacak dampak dari lingkungan distal dan lingkungan proximate dari organisasi public  terhadap kinerja PMIS. Gambar 4 menyajikan tipologi dari ukuran kinerja PMIS yang mana mencerminkan peran dari lingkungan distal dan lingkungan proximate dalam pengkuran kinerja PMIS.

Gambar 4

Pengukuran Kinerja

Proximate                                                                                                                                Distal

Privat                                                                                                                                      Publik

 

Operasioanal               Manajerial                                           Environmental

1 Biaya                        1. Keuntungan Penyimpanan              1. Pemerataan kepada pelanggan

2. Efisiensi                  2. Akuntabilitas                                   2. Perlindungan Hak

3. Batasan Waktu        3. Visibilitas “Screw Up” indeks

Pada tingkat operasional, kinerja sistem informasi manajemen (MIS) berhubungan erat dengan karakteristik aktual dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan data. Sebagai contoh, data yang dikumpulkan, disimpan, dan dianalisis oleh sistem  informasi manajemen (MIS) dapat dievaluasi keakuratannya, ketepatan waktunya, redudansinya, kredibilitasnya, dan sebagainya. Tindakan ini mencerminkan kinerja dari komponen pengelolaan data dari manajemen informasi sistem (MIS). Terlepas dari seberapa baik kinerja aspek-aspek lainnya dalam suatu organisasi, jika database yang ada buruk, teknik yang mengkonversi data menjadi informasi  akan bisa menghasilkan informasi yang salah atau tidak tepat bagi organisasi yang bersangkutan.

Komponen teknik lainnya adalah aplikasi dan sistem. Payroll, personalia, dan pengembalian pajak, penghitungan keuntungan keamanan sosial, dan transfer dana secara elektronik adalah contoh dari sistem transaksi berbasis aplikasi. Sistem kinerja ini dapat diukur dalam hal volume pengolahan biaya per unit, menghitung tenggat waktu bertemu, dan sebagainya. Tipe lainnya adalah sistem dan pemodelan. Keduanya baik itu secara statistik dan  diorientasikan dalam pengambilan keputusan menjadi lebih dan lebih otomatis di semua tingkat pemerintahan. Teknik pengukuran yang sesuai untuk sebuah model otomatis adalah bahwa model tersebutlah yang mendasari dirinya sendiri. Sebagai contoh, apakah suatu model memprediksi secara tepat atau tidak, model itu sedirilah yang menyediakan hasil yang bermanfaat dalam waktu yang tepat.

Aspek ketiga dari teknik kinerja manajemen informasi sistem (MIS) adalah evaluasi dari sistem pengembangan atau pengadaan. Dalam hal pengembangan, pengawasan  dari tenggat waktu proyek dan jadwal menyediakan satu ukuran dari proses pengembangan. Langkah lainnya adalah seberapa baik produk akhir memenuhi spesifikasi atau tuntutan pengguna akhir. Seringkali, lamanya waktu proses dapat menyebabkan perubahan harapan dan permintaan dari pengguna akhir dan sedikitnya penerimaan dari sistem yang dikembangkan.

Penggunaan akhir dipengaruhi oleh personal SIM tetapi tidak tegas dikendalikan oleh mereka, pada umumnya kebanyakan dari kita menganggap pengukuran adalah dibawah tanggung jawab manajemen. Beberapa pengukuran efektivitas SIM tradisional di dalam organisasi antara lain seperti penggunaan dan profitabilitas termasuk ke dalam kategori. Mengukur penggunaan akhir dari layanan SIM meliputi, tingkat, intensitas, dan keanekaragaman dari penggunaan. Analisis ekonomi dari kinerja SIM berfokus pada profitabilitas dari sebuah perusahaan swasta, mengukur pengurangan biaya yang terkait dengan otomatisasi fungsi SIM, atau melakukan analisis biaya manfaat penuh.

Beberap pengukuran kinerja SIM pada bisnis yang relevan dengan organisasi public. Tapi SIM pada organisasi public memerlukan beberapa ukuran kinerja yang unik dan beberapa pergeseran dalam penekanan. Akuntabilitas, misalnya, penting dalam kedua organisasi swasta dan publik, tapi akuntabilitas dibutuhkan jauh lebih besar di organisasi publik karena sifat pada lingkungan terdekat. Manajer pada organisasi public lebih cenderung bertanggung jawab kepada individu dan kelompok di luar organisasi. Pengukuran akuntabilitas harus mencerminkan kemampuan SIM pada oganisasi publik untuk menangani permasalahan khusus yang mana merupakan data agregat dengan cara yang tidak terduga, dan menghasilkan laporan khusus dan analisis.  Bentuk analisis tidak rutin ini akan memiliki  frame waktu yang sangat singkat, sehingga menambah  dimensi ketepatan waktu untuk pengukuran akuntabilitas.

Manajemen pengukuruan kinerja SIM pada public yang lainnya adalah konsep dari menyimpan manfaat. Organisasi swasta memantau biaya (input) dan kualitas produk atau jasa (output) dan mengukur kinerja dalam hal biaya dikurangi peningkatan kualitas. Tapi manajemen pada organisasi public meningkatkan pelayanan mereka, melakukan dengan pengawasan yang lebih baik dari aliran manfaat (output) daripada melalui pengendalian biaya. Sebagai contoh, program negara yang sebagian besar mensejahterakan telah mengukur  kinerja SIM dalam hal meperhitungkan pengidentifikasian jumlah penerima yang tidak memenuhi persyaratan seiring dengan penurunan layanan yang diberikan, yaitu  dalam jangka panjang akan menyimpan manfaat. Kriteria ini sangat sering digunakan oleh pemerintah federal dan negara saat menentukan computer audit AFDC dank program kupon makanan.

Sebagian besar perbedaan antara SIM pada swasta dan SIM pada publik timbul dari perbedaan distal lingkungan.  Kecuali untuk pasar, investasi, dan riset produk, evaluasi eksternal SIM pada swasta sangat langka.  Pada sektor publik tidak adanya perspektif eksternal justru sering merusak. Konsumen akhir dari barang dan jasa public adalah masyarakat luas yang (sebagaimana dikemukakan dalam teori hak milik) biasanya memiliki kemampuan terbatas untuk campurtangan mempengaruhi “produk” dan input. Kepuasan dari pejabat public (pengganti untuk kepusan warga Negara) dengan set akhir barang dan jasa merupakan salah satu kinerja SIM pada organisasi public. Di sisi lain, ada sikap masyarakat terhadap perlindungan privasi. Tindakan tersebut merupakan indicator penting keberhasilan teknis dari SIM pada public karena sering kali  ada kasus bahwa masyarakat dengan sukarela atau diminta memberikan data (misalnya, pengembalian pajak, data sensus) untuk dimasukkan ke dalam SIM pada publik.

Satu perhatian tambahan dalam mengevaluasi SIM public pada tingkat lingkungan adalah seberapa besar SIM menanggapi permintaan eksternal untuk data. Organisasi swasta memberikan informasi kepada pemerintah dan regulator, terkadang perdagangan di pasar sekunder membutuhkan data mereka (misalnya, mailing list), tapi organisasi public harus menanggapi badan pemerintah atasan, warga Negara, dan rekan lembaga. Selama siklus anggaran lembaga eksekutif dan legislative memerlukan data untuk mengevaluasi lembaga public. Baru-baru ini peran berbagai data dari luar organisasi menjadi penting. Sebagai contoh, penggunaan computer yang cocok untuk melaksanakan program audit menggunakan catatan individu dari berbagai lembaga public (misalnya IRS dan Selective Service). Derajat itu menunjukkan sejauh mana suatu organisasi merespon permintaan data eksternal secara tepat waktu dan data yang akurat memiliki efek positif atau efek negative pada SIM organisasi.

Pedoman Sistem Informasi Manajemen Publik

            Sejauh ini kita telah mensugestikan bahwa SIM public berbeda dengan sector privat, SIM membutuhkan teori yang terpisah dan berbeda antara praktek dan kinerja.  Pada bagian ini beberapa alternative SIM disajikan dan dikelompokkan sesuai dengan model dan asal dari masing-masing model. Setiap pedoman dapat dikategorikan sebagai pertanyaan penelitian.

Wewenang Ekonomi dan SIM Publik

Pedoman dikelompokkan di bawah kategori ekonomi yang terutama berkaitan dengan konsekuensi kurangnya otoritas ekonomi. Pertanyaan kemudian adalah “Adanya pemberian batasan kewenangan ekonomi, apa implikasi untuk kinerja SIM public?”

Pedoman No.1 : Efisiensi hanyalah salah satu yang terpenting dari criteria untuk mengevaluasi efektivitas dari SIM public. Dalam organisasi swasta hal itu bermakna mengevaluasi kinerja SIM atas dasar efisiensi ekonomi yang berkenaan dengan proses produksi dan profitabilitas sebagai organisasi. Meskiipun mengevaluasi organisasi public berdasarkan ukuran efisiensi produk sering kali lebih sulit.  Selain itu, evaluasi SIM public secara eksklusif menurut efisiensi ekonomi biasanya tidak tepat.

            Seringkali pembenaran untuk mengalokasikan program di sector public yaitu manfaatnya yang diinginkan tapi seringkali tidak bisa, untuk satu alasan atau lainnya (misalnya, eksternalitas, innapprobiality), dipertahankan dalan lingkungan pasar. Lebih sering daripada tidak, tidak memperhatikan konstituen politik dann norma ekuitas dalam pembentukan SIM public dapat menyebabkan  permasalahan serius. Di Massachusetts, seorang fanatic mencoba untuk mengorek cheats kesejahteraan oleh computer pencocokan informasi di AFDC dengan catatan account rekening bank swasta, menyebabkan pembatalan dini kesejahteraan manfaat bagi klien yang memenuhi syarat. Hasil dari kegagalan untuk menjamin proses rekening berupa tuntutan persemakmuran.

            Pengenalan pemodelan berbasis computer untuk mengalokasikan unit patrol polisi didasarkan pada konsep efisiensi ekonomi. Di sini kegagalan untuk memperhitungkan peran rekening yang dimainkan di otoritas kebijaksanaan menguntungkan pejabat senior polisi, akhirnya mengakibatkan matinya sistem seperti itu. Di tingkat pusat, ancaman terhadap privasi pribadi mematikan sistem administrasi pajak yang diusulakn yang akan memberinya 48.000 IRS akes karyawan ke pajak dari semua individu dan korporasi pembayar pajak. Lebih dari itu, kinerja SIM public benar-benar dipisahkan dengan misi non pasar  dari sebuah badan (sebuah kontingensi tidak mungkin), evaluasi kinerja yang didasarkan atas efisiensi ekonomi adalah tidak pantas.

            Pedoman No. 2 : Hindari penggunaan SIM public sebagai hadiah pribadi atau pembayaran sampingan. Teori hak property berpendapat bahwa keputusan sector public dan kegiatan manajerial lebih mungkin ke pusat dalam sisi pembayaran karena tidak seperti sector swasta, hal itu mungkin akan kurang menghubungkan masukan manajjerila terhadap kinerja. Dari sisi pembayaran sering bberpusat pada perluasan garis personal, kenaikan anggaran dan fasilitas. Dari sector public, teknologi computer dan pengawasan SIM serta akses terkadang dapat melayani pembayaran. Salah satu kesulitan utama dengan penggunaan SIM public sebagai  pembayaran adalah potensi penyalahgunaan ketika dieksploitasi untuk keuntungan pribadi (misalnya, penimbunan informasi, invasi privasi klien atau rekan kerja). Berbagai jenis informasi bocor ke media berita yang terkena dampak spesifik individu atau mungkin sebagian kebijakan  akan menggejala dan tidak beralasan untuk SIM.

            Kesulitan kedua yang timbul dari penggunaan computer sebagai pihak pembayaran adalah potensi untuk kecepatan proliferasi dari peralatan yang tidak kompatibel dan perangkat lunak yang kurang terkoordinasi. GAO terus mengkritik lembaga ad hoc untuk keputusan berkenaan dengan pembelian dan implementasi sistem computer. Studi baru tentang perbendaharaan, pradilan federal, dan Korp Tentara mengidentifikasi kurangnya koordinasi dalam pengelolan computer.

Wewenang Politik dan SIM Publik

            Kewenangan politik menyiratkan saling ketergantungan hukun dan kendala hokum, kepekaan terhadap siklus politik. Masing-masing factor harus diperhitungkan dalam desain dan pelaksanaan SIM public.

 Pedoman No. 3: Perencanaan SIM public harus incremental atau kontijensi daripda holistic atau rasional. Umumnya berbicara perencanaan untuk SIM harus melihat ke depan dan komprehensif. Dari hardware dan software harus mempertimbangkan kebutuhan besok dan kemungkinan teknologi.  Pembelian harus dikoordinasikan dan pendekatan holistic untuk perencanaan SIM biasanya yang paling sesuai.  Di sector public, bagaimanapun pengawasan eksternal dan kepekaan terhadap perubahan politik yang berbeda tetap membutuhka pendekatan untuk perencanaan SIM public.
            Sebagai contoh UU Brooks di pemerintah federal membagi tanggung jawab untuk pembuatan kebijakan (OMB), menetapkan standar (NBS), dan pengadaan (GSA) untuk pengolahan data otomatis. Struktur ini menciptakan kendala yang signifikan yang mencegah perencanaan komprehensif yang jangka panjang. Salah satu gejalanya adalah rata-rata kontrak penghargaan komputer untuk enam bulan terakhir 19880 berlangsung antara 26 dan 39 bulan untuk diimplementasikan.

            Kendala lain yang merongrong perencanaan yang efektif adalah proses anggaran. Sekretaris asisten administrasi di Departemen Keuangan menyatakan sebuah tanggapan dalam studi kritis GAO, “ Departemen telah menemukan nilai manfaat rencana jangka panjang yang terbatas karena ketidakpastian yang melekat pada pemerintah pada proses anggaran.

            Pedoman No. 4 : Perencanaan SIM public dan perancangan sistem harus mengantisipasi sebanyak mungkiin kebutuhan ekstraorganisasi eksternal dan hubungan vertical. Sementara pada beberapa kesempatan organisasi sector swasta menggunakan SIM sebagai link ke lingkungan eksternal, menggunakan sebagian besar internal organisasi. Di sector public, SIM public tidak hanya digunakan untuk memantau lingkungan tetapi sebagai actor eksternal yang berarti untuk berinteraksi dan bahan memonitor focus organisasi.Akuntabilitas yang meningkat di sector public sering mengamanatkan bahwa SIM public menyediakan akses langsung bagi actor resmi di luar organisasi. Dengan tidak adanya akses eksternal, SIM public bisa menjadi fiefdom kecil dari pengetahuan yang tersedia untuk orang dalam dan digunakan untuk dinegosiasikan sebagai instrument dengan eksekutif atasan (misalnya, pejabat cabinet), pengawas misalnya, GAO, legislative subkomite) atau pihak yang bertanggung jawab lainnya.

            Tidak hanya penting untuk menghubungkan SIM public untuk meningkatkan akuntabilitas tetapi juga untuk menghindari duplikasi, tumpang tindih, dan potensi untuk bekerja di tujuan silang terhadap rekan lembaga. Saling ketergantungan organisasi public menenukan hubungan horizontal dalam penataan SIM public. Dalam beberapa kasus (misalnya, sistem peradilan pidana) yang SIM public adalah sumber daya untuk berbagai actor dalam kebijakan domain, meskipun desain sistem dan yang kepemilikan kendaraan bermotor, sementara pada tingkat federal FBI memberikan informasi langsung kepada bantuan dalam upaya penegakan hukun setempat. Ada beberapa sector swasta parallel untuk jenis organisasi saling ketergantungan.

            Beberapa contoh tambahan menggambarkan hal ini. Pada tingkat studi pusat baru-baru ini meneliti 484 GAO keuntungan dan kerugian dari pengalihan IRS dan SSA ke instansi pemerintah lainnya untuk digunakan dalam proyek komputer yang cocok untuk memverifikasi kelayakan untuk hak program. Salah satu  kesimpulan utama penelitian ini adalah untuk merekomendasikan bahwa data penghasilan wirausaha yang dilaporkan wajib pajak digunakan untuk memverfikasi  penghasilan dalam hak program lebih dari sekedar AFDC dank upon makanan. Hal ini tidak lama setelah kongres yang disahkan menyediakan penggunaan dokumen serupa pelaporan pendapatan yang belum diakui kelayakannya.

Konteks Pekerjaan dan SIM Publik

Efek dari konteks kerja dalam SIM public secara khusus berkaitan dengan struktur dan rutinitas manajemen public.

            Pedoman No.5 : Kepala dari SIM public tidak harus berfungsi di bagian atas struktur eksekutif organisasi public. SIM sukses di sector swasta terkait erat dukungan dan perhatian dari eksekutif tingkat atas. Sebuah garis pedoman yang akrab disajikan dalam literature SIM menunjukkan bahwa kepala SIM harus melaporkan kepada tingkat tertinggi organisasi. Di sector public, namun para pejabat tertinggi lebih mungkin ditunjuk secara politis dan cenderung kurang terlibat dalam manajemen operasi. Politik ekskutif sangat memperlihatkan keprihatinan dengan siklus politik dan hasil yang cepat dapat merusak tujuan SIM public jangka panjang.

Sejak tahun 1980 dan UU Pengurangan Kertas Kerja, pemerintah federal telah mencoba membangun posisi tujuan umum manajemen informasi, dan sumber informasi (IRM). Alasan posisi seperti ini adalah bahwa perencanaan terpusat dan kontrol informasi, sumber daya yang berguna untuk pengambilan keputusan harus beroperasi pada tingkat tertinggi karir layanan masyarakat. Dorongan lebih lanjut untuk ide dihasilkan oleh Laporan Komisi Grace yang mendukung gagasan IRM tersebut. Namun enam tahun silam tidankan tersebut kecill dan kebanyakan kasus mereka adalah mantan manajer EDP yang memiliki tanggung jawab lebih tetapi kekurangan sumber daya.

            Di tingkat local, Kreamer dan rekan menemukan bahwa perkembangan komputasi hanya kadang-kadang terlibat dengan pejabat public tingkat tinggi seperti manajer kota, walikota, atau anggota dewan kota. Dorongan untuk komputasi biasanya dating dari kepala departemen keuangan dan kemudian selam periode kelangkaan sumber daya, “ kebijakan ini dibuat oleh suatu proses pluralistic didominasi oleh departemen pengguna dan unit komputasi”. Kreamer dan rekan-rekannya mengakui bahwa manajemen puncak melakukan campur tangan dalam kebijakan komputer, tapi jarang dan hanya untuk mendefinisikan aturan-aturan dasar untuk alokasi sumber daya.

Pedoman No. 66 : kebijakan harus memberikan penekanan yang lebih besar untuk penyewaan berbagai sumber daya SIM public. Di sector swasta, modal yang diinvestasikan dalam SIM dapat disusutkan untuk tujuan pajak dan banyak kasus peralatan dapat dijual ketika kebutuhan perusahaan diperluas dan pada saat peralatan ini untuk beberapa lainnya sudah ketinggalan jaman. Organisasi sector public tidak dapat mengambil keuntungan dari tunjangan penyusutan, di sebagian besar contoh, berharap untuk menerima nilai pasar yang wajar untuk peralatan dalam jumalh besar yang sudah ketinggalan jaman. Jadi sewa peralatan dan berbagi sering merupakan alternative yang lebih menarik dalam pengembangan SIM public. Hal ini khususnya terjadi saat proses perencanaan yang lebih dan kurang kontingen holistic karena perubahan politik dan kendala sumber daya.

Pada proses pengadaan di pemerintah federal mencerminkan saling ketergantungan mengalir dari wewenang politik (lihat Pedoman No.3). Banyak keberhasilan baik dalam arti manajerial dan politik dapat ditelusuri penggunaan pilihan leaseing dalam pemerintah, seperti di Brazoria, Texas, dimana petugas bisa bebas dari saling ketergantungan produksi dengan sistem komputasi terpusat dengan peralatan sewa dan perangkat lunak untuk mengelola statistik vital bagi couty.

Pedoman No. 7 : SIM public memerlukan waktu pengujian dan pengembangan yang berlarut-larut. Biasanya, kesalahan masyarakat pada sector alat tenun sangat besar. Sebuah kesejahteraan sistem pauout tang terkomputerisasi dapat mempengaruhi ratusan kesejahteraan masyarakat yang tinggal di garis subsitensi. Mengingat dampak SIM public sangat tinggi untuk menekan akuntabilitas dan visibilitas program public, pengembang SIM public menyarankan untuk berhati-hati sebelum menerapkan. Di sector swasta, lebih sering untuk bertidak  drastis. Hal ini kurang berlalu pada lembaga public.

Di Georgia, pengembang teknologi berbasis sistem komputer yang menghasilkan daftar narapidana penjara yang memenuhi persyaratan untuk pembebasan bersyarat tidak cukup uji.   Sebagai hasil, nama salah satu narapidana yang dihukum karena beberapa pembunuhan muncul dalam daftar dan hanya menjalani tujuh tahun. Hal ini tentu saja langsung menyebabkan kemarahan pada hakim, jaksa penuntut, dan masyarakat pada umumnya. Kesalahan tersebut menyebabkan heboh sehingga Dewan Pembebasan memutuskan untuk tidak menerbitkan dafatr lagi. Contoh lain dari jenis rancangan dan implementasi kesulitan berasal di seluruh Negara yang menggunakan kupon makanan, bantuan untuk anak-anak, dan bantuan kesehatan ke lebih dari 320.000 penduduk Georgia. Dikembangkan oleh USDA  tersebut, Georgia menyampaikan informasi ke public dengan sistem komputer yang gagal untuk menangani sejumlah kasus. Hal ini menyebabkan duplikasi beberapa manfaat dan penundaan lebih dari sebulan untuk kalin yang sah untuk diproses. Masalahnya bertahan selama berbulan-bulan, dan setelah waktu bantuan kesehatan dikontrakan untuk mengurangi beban di Paris. Hal ini juga menyebabkan permsalahan lebih lanjut, dengan sebanyak 10.000 penduduk yang dikategorikan memenuhi syarat peneriima bantuan menjadi tidak memenuhi persyaratan dan utamanya karena gangguan komunikasi antara rumah sakit dan Negara, serta adanya upaya mencegah ijin tentang kelayakan status.

            Pedoman No. 8 : SIM public pada umumnya tidak bermanfaat dalam meningkatkan pengawasan manajerial. Banyak manajer di sector swasta yang pada awalnya tertarik pada SIM sebagai sarana kegiatan dan menambah control. Di sector public, SIM cenderung kurang menjadi alat yang efektif untuk manajerial pengawasan. Di tempat pertama pengawasan, manajerial sering dijual untuk melawan akuntabilitas. Jadi setiap upaya untuk meningkatkan manajerial pengawasan  menggunakan SIM public akan menjumpai beberapa perlawanan, mungkin mengurangi nilai SIM public sebagai alat manajerial. Sebuah survey dari manajemen puncak di 42 pemerintah daerah menemukan “Top manajer cenderung merasa ahwa komputer memiliki sedikit efek pada kapasitas mereka untuk mengendalikan unit yang ada di bawah tanggung jawabnya, untuk mengidentifikasi masalah, pelanggaran, dan iniefisiensi dalam unit, atau untuk memantau kinerja individu dalam unit-unit yang ada.

Sistem Personel dan SIM Publik

            Beberapa perbedaan yang paling menonjol antara public dan swasta ada di dalam sistem manajemen personalia. Banyaknya perbedaan memiliki implikasi penting untuk desain SIM public.

Pedoman No. 9 : SIM public tidak boleh dirasionalisasikan pada dasar tabungan tenaga kerja. Meskipun SIM public terkadang telah dijual atas dasar dugaan dan tabungan tenaga kerja penggantian personel, ada sedikit alasan untuk percaya bahwa SIM public memiliki manfaat pengurangan tenaga kerja yang siginifikan. Banyak pekerjaan umum dilindungi oleh pelayanan sipil dan dilindungi oleh penjamin lain yang bahkan lebih kuat, politik pound pro quo. Selain itu, pengurangan tenaga kerja di sector public bukan merupakan manfaat wajar tanpa pengecualian. Pada umumnya, sector public akan lebih berpikir panjang, melihat dampak pengangguran. Berbeda dengan sector swasta, perpindahan personel tidak mudah dipertahankan dengan alasan produktivitas dalam tampilan sifat barang public serta pelayanan dan peran pekerjaan umum sebagai jarring pengaman.

Pedoman No. 10 : SIM public pada pasar tenaga kerja  kurang perencanaan yang elastic dan SIM public harus mengadopsi nilai non pasar. Ada mungkin sedikit koresponden antara keuntungan dan produktivitas dikenai SIM public dan dana pada psisi yang tersedia untuk memperkerjakan staf SIM public. Sebagai Levine telah menyarankan personel SIM adalah menduduki tawaran pertama. Dalam meracang SIM biasanya dianjurkan untuk bertanya di depan dan akhir proses perencanaan yang akan mengoperasikan dan memelihara sistem.

Dalam paper ini penulis berusaha mengidentifikasi perbedaan antara SIM public dan SIM swasta. Dan sebagai penutup, penulis berkesimpulan bahwa ada beberapa perbedaan dan persamaan antara SIM public dan SIM swasta. Tapi seperti Komputer, SIM akan semakin dipengaruhi oleh lingkungan. Pengadaan SIM yang dikembangkan di dalam swasta bukan berbarti tidak bisa dikembangkan di publik, tapi factor lingkungan harus selalu diperhatikan agar tidak menyimpang.